讓對方聽進你說的話,開啟談話的三個小技巧

讓對方聽進你說的話,開啟談話的三個小技巧

讓對方聽進你說的話,開啟談話的三個小技巧

大家好。和他人談話時要先從結論開始說起,我想這應該是許多事業有成的人都曾提過的談話技巧。不過,當你想要與人談話時,在「●●先生/小姐,不好意思打擾一下。」之後,究竟能不能直接進入主題呢?
這次我想針對在「談話技巧」這類主題中很少提及的「開啟談話的技巧」,聊聊我在工作上開啟談話時會特別留意且盡可能使用的小技巧。這是我在實際多方運用並觀察周遭人們的反應時,最能感受到「只要說了這個,就能讓對話變得順利」的幾個技巧。
沒錯,這篇不是「談話技巧」,而是「開啟談話的技巧」喔!

1. 讓對方聽進你說的話,開啟談話的三個小技巧

• 「關於○○客戶的▲▲案件」
事先告知對方現在要談的主題是哪家客戶的什麼案件。只要能做到這點,對聽者來說就會有很大的幫助。
你的手邊或許只有那個案件,但對方說不定要同時管理很多案件。有時候則是類似的案件有好幾件一起進行。這個時候,只要你在開頭多加一句,告訴對方接下來要談的是哪家客戶的什麼案件,想必對方就能瞬間把思緒轉到該案件上,順利投入你的話題之中。

• 是要共享資訊、報告、確認事項、問問題、徵詢意見、討論還是獲得許可?
這一點我非常非常推薦大家都能在工作上實踐。在對話剛開始就讓對方知道你要請對方為你空出接下來的時間,這樣對方也可以清楚如何對應。
舉例來說,如果要向上司報告事情,或許上司可以一邊進行手頭上的工作,只要耳朵聽就行了。如果是有事想徵詢上司的意見,那麼上司就必須先聽你說完,再針對內容給出建議或回應。又如果是有事想取得上司的許可,那麼上司也必須先聽你說完後再下達指令。
對聽者來說,必須根據不同的狀況改變思考方式、身體面對的方向與姿勢,因此如果可以在談話開頭就獲得資訊,我想對對方來說一定大有幫助。

• 這段談話緊急嗎?還是之後再說也可以?大概需要幾分鐘?
假設你現在要找上司談話,那就代表著上司接下來必須為了你撥出時間。但是上司並非閒著沒事做,或許看起來很閒,但腦袋裡可能正在統整很複雜的案件,或者在思考如何管理公司運作(大概啦)。就算外表看不出來,腦袋裡搞不好忙得不可開交。如果在這種時候突然跑去,告訴上司說有話要說,上司心裡一定會覺得「現在!?不能晚點再說嗎……(´・ω・`)」
那麼我們該怎麼做才對呢?請告訴對方這件事的緊急程度,以及需要幾分鐘。你的事情是一定要現在就說、中午前說,還是今天之內傳達就可以?除此之外,是一分鐘就能說完,還是需要三十分鐘以上?只要能知道這些資訊,上司也方便調整他的時間,例如「一分鐘的報告,那就現在聽一聽吧。」或是「要談三十分鐘的話,那等下一場會議結束後再談吧。」


2. 注重開啟談話技巧的好處

先從結論開始說起,這種談話技巧固然重要,但要如何開啟談話,這點我個人認為重要性也不亞於前者。

「日本人怎麼老是在乎枝微末節的小事……把要講的內容好好講清楚不就得了!?」
有些人可能會冒出這樣的想法。
因此,以下就為那些人彙整出使用這些小技巧的好處吧。

• 好處1:聽者的聆聽態度轉為配合
沒錯,談話技巧如果很好,的確比較容易獲得良好的談話結果。但若因為開啟談話的開場白沒有做好,導致事情就算說了,對方也沒有聽進去,或是聽進去了,但對方態度卻很不耐煩,這樣真的好嗎?無論你要說的內容有多棒,在對方已經對你有了不良印象的情況下聆聽,會對這場談話造成很大的負面影響。最重要的是,這會白白浪費了那些優秀的談話內容。

• 好處2:提高生產力
最重要的是,實踐這些技巧不但能避免不必要的交流並提高效率,還能讓對話更加順暢,累積下來的最終結果就是生產力的提升。
最大的好處大概就是這點了吧。我想大家應該都懂得「談話技巧」的好處,但卻沒想到,光是注重「開啟談話的技巧」就能提高生產力。


3. 總結

以上就是我平時在工作上會特別留意並使用的三個開啟談話的小技巧與好處。當然,並不是所有對象與場合都適合,但還是希望能對各位有所幫助囉!

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