遠距會議通常用什麼工具呢?

遠距會議通常用什麼工具呢?

1.遠距會議通常用什麼工具呢?

自從遠距工作開始普及,最近很常聽到Zoom這個遠距會議工具的名字對吧?不過除了Zoom之外,其實以前就有很多這種可以用在工作上的通訊軟體,我個人對於媒體都只報導Zoom這點感到百思不得其解。
 
三宅設計以台北為據點,每天除了臺灣國內的客戶,也必須與日本客戶、中國和東南亞等地的供應商聯絡。所以今天我想簡單介紹一下我們用來聯絡客戶的工具。
 

〈日常工具〉

① E-mail
基本上,案件上重要的來往幾乎都是用E-mail聯絡。因為可以輕鬆看到整體對話的過程,對專案管理來說是非常好用的基本工具(因為如果用聊天軟體,只要稍一不注意就會跑題)。
 
② 電話
除了E-mail,再來就是電話了。如果只用E-mail溝通,知道的就只有寫在上面的資訊,但透過電話還可以藉由對方的語調或說話方式掌握背後的情況,進一步呈現在設計或提案上,可說是使用電話最大的優點。此外,用說的明顯比打字快,所以很多時候也是為了節省時間。
 
③ LINE
我曾經看過文章提到臺灣民眾LINE的普及率高達九成。的確,LINE不只簡單好上手,能夠利用豐富的貼圖傳達心情更是LINE的強項。在臺灣,工作上的聯絡也很常會用到LINE,如果是關係好的客戶、廠商,大家還會用很不正經的貼圖聯絡呢!(笑)
我們三宅設計通常會為客戶、廠商分別設立群組,可是這樣一來,有時候會發生別的負責窗口在同一聊天室討論其他主題。此時,一般而言負責窗口應該另開聊天室才對,但那樣又會變成聊天室太多,反而很難找到想要的資訊,使用上會感到還有很多有待改進之處。不曉得其他公司的人都是怎麼做的呢?

〈臺灣對國外的聯絡〉

④ Skype
以前和日本、越南和印尼的客戶、廠商幾乎都是用Skype聯絡,但開始遠距工作之後,就暫時改成公司內部管理案件的主要工具了。雖然是以前就有的工具,但自從LINE崛起後,有陣子還會完全忘記它的存在……
順帶一提,三宅設計用它開會的時候,我們只聽聲音不開鏡頭,但是會分享畫面一起確認設計內容。
說到這個,不知不覺間Skype已經被微軟買下,變成Office系列的一部分,不知道能不能和其他Office軟體連動?如果有人知道,還請告訴我。
 
⑤ Chatwork
Chatwork幾乎都用在聯絡日本的客戶、廠商。聯絡時會依據案件個別建立聊天室,但是我個人覺得使用者介面不夠直覺性又有點亂,不是很喜歡(設計上有種終究看得出來自日本的感覺)。
 
⑥ WeChat(微信)
聯絡中國業者的時候會用WeChat。由於中國政府限制使用Google和LINE之類的服務,所以純中國製的工具普及率真不是蓋的,之前還有一種叫做QQ的通訊軟體曾經是主流,但現在的主流應該是WeChat了。
使用者介面上是不差,但反應緩慢對我個人來說有點扣分。無論是滑動、點擊或任何動作,都會有種慢0.5秒的感覺。
不過因為它不會像LINE出現已讀標示,所以不會因為已讀不回、不讀不回而感到心煩,這點或許是個優點。
 
⑦ Whatsapp
Whatsapp主要用於東南亞,新加坡、馬來西亞、印尼一帶一定要用這個。以前因為沒有像LINE那樣的貼圖,所以完全靠文字或表情符號在溝通(後來被Facebook收購,不知不覺多了貼圖功能,但很少有我們日本人一看就會喜歡的可愛貼圖……)。
我剛來到臺灣時,LINE還不像現在這麼普及,記得那個時候臺灣也有很多Whatsapp的使用者。當時還是大約30元的付費App,現在好像已經可以免費下載了。
 

〈有用過幾次的工具〉

●Whereby
●Google Meet
以前有段時間會和日本的客戶、廠商使用上述兩款軟體開視訊會議,兩者用在視訊會議上其實都不錯,不過有導入G Suite的公司就能直接使用Google Meets,這樣其實也不錯。
 

〈有興趣的工具〉

●Slack
●Zoom
●Microsoft Teams
幾年前我在日本的厲害學弟有推荐過Slack,所以我一直想用用看,但是在臺灣還沒有機會遇到使用Slack的客戶、廠商,所以還沒得用……有沒有人要和我一起用Slack啊?
 
 

〈總結〉


雖然溝通工具有很多種,但三宅設計主要在用的還是以下這四種固定班底。

・電話
・E-mail
・LINE
・Skype(暫定)

「使用這些工具」本身並不是我們要的最終目的,這些服務說穿了其實就是讓溝通能夠更順利的工具,所以無論好壞,只要選擇的工具適合自己或適合公司和業界的工作方式就可以囉!

三宅設計是設計的專業團隊,憑藉著在日本和台灣所培養的經驗,透過平面設計與網站設計,幫助客戶解決煩惱,歡迎洽詢指教。

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創作者

Yoshimi Ishimura yoshimi、業務、進行管理

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