遠距會議通常用什麼工具呢？

自從遠距工作開始普及，最近很常聽到Zoom這個遠距會議工具的名字對吧？不過除了Zoom之外，其實以前就有很多這種可以用在工作上的通訊軟體，我個人對於媒體都只報導Zoom這點感到百思不得其解。
 
三宅設計以台北為據點，每天除了臺灣國內的客戶，也必須與日本客戶、中國和東南亞等地的供應商聯絡。所以今天我想簡單介紹一下我們用來聯絡客戶的工具。
 

〈日常工具〉

① E-mail
基本上，案件上重要的來往幾乎都是用E-mail聯絡。因為可以輕鬆看到整體對話的過程，對專案管理來說是非常好用的基本工具（因為如果用聊天軟體，只要稍一不注意就會跑題）。
 
② 電話
除了E-mail，再來就是電話了。如果只用E-mail溝通，知道的就只有寫在上面的資訊，但透過電話還可以藉由對方的語調或說話方式掌握背後的情況，進一步呈現在設計或提案上，可說是使用電話最大的優點。此外，用說的明顯比打字快，所以很多時候也是為了節省時間。
 
③ LINE
我曾經看過文章提到臺灣民眾LINE的普及率高達九成。的確，LINE不只簡單好上手，能夠利用豐富的貼圖傳達心情更是LINE的強項。在臺灣，工作上的聯絡也很常會用到LINE，如果是關係好的客戶、廠商，大家還會用很不正經的貼圖聯絡呢！（笑）
我們三宅設計通常會為客戶、廠商分別設立群組，可是這樣一來，有時候會發生別的負責窗口在同一聊天室討論其他主題。此時，一般而言負責窗口應該另開聊天室才對，但那樣又會變成聊天室太多，反而很難找到想要的資訊，使用上會感到還有很多有待改進之處。不曉得其他公司的人都是怎麼做的呢？

〈臺灣對國外的聯絡〉

④ Skype
以前和日本、越南和印尼的客戶、廠商幾乎都是用Skype聯絡，但開始遠距工作之後，就暫時改成公司內部管理案件的主要工具了。雖然是以前就有的工具，但自從LINE崛起後，有陣子還會完全忘記它的存在……
順帶一提，三宅設計用它開會的時候，我們只聽聲音不開鏡頭，但是會分享畫面一起確認設計內容。
說到這個，不知不覺間Skype已經被微軟買下，變成Office系列的一部分，不知道能不能和其他Office軟體連動？如果有人知道，還請告訴我。
 
⑤ Chatwork
Chatwork幾乎都用在聯絡日本的客戶、廠商。聯絡時會依據案件個別建立聊天室，但是我個人覺得使用者介面不夠直覺性又有點亂，不是很喜歡（設計上有種終究看得出來自日本的感覺）。
 
⑥ WeChat（微信）
聯絡中國業者的時候會用WeChat。由於中國政府限制使用Google和LINE之類的服務，所以純中國製的工具普及率真不是蓋的，之前還有一種叫做QQ的通訊軟體曾經是主流，但現在的主流應該是WeChat了。
使用者介面上是不差，但反應緩慢對我個人來說有點扣分。無論是滑動、點擊或任何動作，都會有種慢0.5秒的感覺。
不過因為它不會像LINE出現已讀標示，所以不會因為已讀不回、不讀不回而感到心煩，這點或許是個優點。
 
⑦ Whatsapp
Whatsapp主要用於東南亞，新加坡、馬來西亞、印尼一帶一定要用這個。以前因為沒有像LINE那樣的貼圖，所以完全靠文字或表情符號在溝通（後來被Facebook收購，不知不覺多了貼圖功能，但很少有我們日本人一看就會喜歡的可愛貼圖……）。
我剛來到臺灣時，LINE還不像現在這麼普及，記得那個時候臺灣也有很多Whatsapp的使用者。當時還是大約30元的付費App，現在好像已經可以免費下載了。
 

〈有用過幾次的工具〉

●Whereby
●Google Meet
以前有段時間會和日本的客戶、廠商使用上述兩款軟體開視訊會議，兩者用在視訊會議上其實都不錯，不過有導入G Suite的公司就能直接使用Google Meets，這樣其實也不錯。
 

〈有興趣的工具〉

●Slack
●Zoom
●Microsoft Teams
幾年前我在日本的厲害學弟有推荐過Slack，所以我一直想用用看，但是在臺灣還沒有機會遇到使用Slack的客戶、廠商，所以還沒得用……有沒有人要和我一起用Slack啊？
 
 

〈總結〉

雖然溝通工具有很多種，但三宅設計主要在用的還是以下這四種固定班底。

・電話
・E-mail
・LINE
・Skype（暫定）

「使用這些工具」本身並不是我們要的最終目的，這些服務說穿了其實就是讓溝通能夠更順利的工具，所以無論好壞，只要選擇的工具適合自己或適合公司和業界的工作方式就可以囉！