ビジネス電話、アリ？ナシ？

台北からこんにちは！三宅デザイン営業の石村です。
昨今、主にネット上で、「仕事での電話は迷惑」といった主張やそれに賛同する意見を散見します。極端なものだと、「電話してくるやつは仕事ができない」とまで言っているようなものもあったり…。
けど、ビジネス電話ってほんとにそんなに害悪なんだろうか、とふと思ったので、ちょっと考えをまとめてみることにしました。

●No Telephone派の意見

ネット上で展開されるNo Telephone派の意見は、見てると大体下記の感じの内容が多いようです。

・電話は強制的に相手の時間を奪うという乱暴な行為である。
・仕事が中断されるため、生産性が低下する。
・一日のスケジュールが狂う恐れもある。
・耳と口と片手、3つのツールを占領してしまうのでマルチタスクが困難。
・自分と相手の双方が同時に時間を使わなくてはならないので非効率だし、前時代的。

等々という感じで、電話を受ける側が被るデメリットを中心に論じられることが多いようですね。
これらの点に関しては、私も非常に同意するものもありますし、理解もできます。特に「手元の仕事が中断されるから生産性が~~~」系のポイントは共感できすぎです。
集中してやりたい系の作業的ワークとか資料製作なんかの途中に自分宛ての電話がくると、その作業をいったん中断して、その電話のトピックに脳を切り替えて、電話が終わったらまた作業の方に切り替える、ってなります。その切り替えの際って、私の場合は瞬時に脳が対応できる場合もあれば、スイッチングに少し時間が必要になるときもあるんですよね。
例えば中断なしで一気にその作業ができる場合、計30分間必要だとしたら、10分ごとに電話やら何やらで中断される場合、10分間×3セットの30分間ではできる気がしないです。。。そういう意味でも、途中で電話を受けるとその作業の生産性は確かに下がるかと思います。

そもそもですが、No Telephone派は主にIT系とか先端事業をやっている偉い方達に多い気がします。こういった方々は分刻みのスケジュールで動いている（※あくまで想像です）と思うので、そんな時に電話で横入りされたらそれは確かに大変だと思います。

けれど、これらの事ってあくまで電話を受ける側だけのデメリットなんですよね。じゃあ、電話をかける側のメリット・デメリットだったり、コミュニケーションツール自体としての効果はどうでしょうか。ちょっと角度を変えて考えてみます。

●電話をかける側のメリット・デメリット

電話をかける側のメリット・デメリットはどうでしょうか。もしかしたら他にもあるかもしれませんが、ざっと思いつくものを挙げてみました。

＜メリット＞
・最早で相手に情報を伝えることができる。
・内容が確実に伝わったかどうか、相手の反応で確かめることができる。
・相手の回答やレスポンス、リアクションがすぐに返ってくるので待ち時間が減り、効率が上がる。
・使うのは耳と口と片手、3つのツールだけなので、歩きながらとかネットで調べながらとか、マルチタスクができる。

＜デメリット＞
・もし相手が捕まらなかった場合、留守電を入れて折り返しを待ったり何度もかけ直したりして、時間が無駄になることがある。

こう見てみると、電話をかける側にとってはほとんどがメリットでは？！と思えてきます。デメリットは結構考えたんですが、結局1つしか思い浮かびませんでした。しかもこのデメリットポイントは、チャットなどと併用して回避することも可能ですよね。

●案件単位で見たときの、コミュニケーションツールとしての電話のメリット・デメリット

電話を受ける側・かける側といった「人」の事情ではなく、プロジェクト進行やビジネス的にはどうでしょうか。コミュニケーションて、仕事を円滑に進めるためには大切ですよね。だって、ビジネスって一般的には個人一人じゃ成り立たないですもん。

＜メリット＞
・文字を打つよりも話した方が早い。
・声のトーンや話し方で、ニュアンスや話の背景を読み取ることができる。
・資料を整理して文章としてアウトプットしたりすることなく情報を伝えられるという手軽さがあるので、時短になる。
・表現方法による誤解が生じにくい。
・メールやチャットなどテキストでのやり取りよりも、記憶や印象に残りやすい。

＜デメリット＞
・相手によっては話が脱線したり堂々巡りになることがあるので、論点や話の筋をきっちりコントロールする必要がある。
・記録に残らないため、言った言わない問題になることがある。
・資料を整理して文章としてアウトプットしたりすることなく情報を伝えられるという手軽さがあるので、人によっては思いついた順に話したりされて要点を読み解くのが難しくなることがある。
・ビジュアルでの情報伝達ができない。
・1対1のコミュニケーションのため、情報共有がしにくい。

こんな感じでしょうか。これらを見ると、感覚ですが、電話はしっかりとしたコミュニケーションをとりたい時に適しているものの、場面によっては適さない場合もあるので、きちんと使い分けができると効率が上がりそうだなという印象を受けました。

●電話がアリな時、ナシな時

以上のような感じでいろいろ考えてきましたが、じゃあ結局電話って、アリ？ナシ？
これはあくまで私個人の考えですが、私は、

「時と場合による。でもデザインのプロジェクト進行的に電話はかなり有効なことが多い。」

かな、と思います。

一般的に電話がアリな時（有効な時）、ナシな時（避けた方が良い時）をまとめてみました。

＜電話がアリな時＞
・緊急を要する時。
・優先度高めの、すぐ話せるような伝達事項。
・優先度高めの、すぐ聞けるような確認事項。
・直接の対話によりニュアンスや裏話などを読み取りたいとき。
・直接の対話により交渉事をしたいとき。
・記録に残したくない、「ここだけの話」をしたいとき。
・相手にその話を印象付けたいとき。

＜電話がナシな時＞
・長時間を要しそうな話のとき。
・相手が会議中など、電話に出られないことが予めわかっている時。
・大量の情報や複雑な資料を伝えたいとき。
・内容を記録に残しておきたいとき。

等々、こんな感じじゃないでしょうか。

●三宅デザインの電話コミュニケーション

弊社三宅デザインでは、電話でのコミュニケーションをかなり重要視しています。私たちが作っている所謂「商業デザイン」とは、ユーザーや消費者の行動・心理パターン、発注者の目的や事情、予算など、いろんなことを踏まえた上で、それに適したものを作らなくてはなりません。それって、相手のことをよく理解しないとできないですよね！
「デザイン」と聞くと、センスのよいデザイナーが生み出した奇抜なアイディアやおしゃれな外見、という風に思われるかもしれませんが、実はこれはNOなんです。（この件については詳細を書き始めると長くなってしまうので今回は割愛しますが、また別の機会に記事を書ければと思います！）
「何も言わなくてもいい感じにセンスを発揮してデザインを仕上げてくれるデザイナー」なんてものは存在しなくて、デザイナーも発注者もお互い「人」どうしが理解をしあって一緒に作り上げていくのが良いデザインだと三宅デザインでは考えています。

なので、デザインの過程（特に三宅デザイン）では、電話でのコミュニケーションはとても有効と考えています。
というわけで、弊社のお客様の中でもしNo Telephone派の方がいらっしゃったら大変申し訳ないのですが、それでも遠慮なくガンガン電話させていただくと思います。ご容赦くださいね！笑
（もちろん、会議中だったり都合が悪い状況などは配慮致しますので！）


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ちなみに最後にちゃぶ台を返すようなことを言うと、個人的には電話は好きじゃないです。チャットで済むなら極力そうしたい。お問い合わせする時とか、全力でWEB上のお問い合わせフォームを探します。けど、これはあくまで好き嫌いの話しで、仕事上で適切かどうかっていうのとは全く別次元と私は思っています。仕事では、都度都度適切なツールを使って、生産性をアップさせていくのが良いですよね！