• 「○○のクライアントの▲▲の案件についてなんですが」
今から話したいのは、一体どのクライアントの何の案件のトピックなのか。先にこれを提示してもらえるだけで聞く方はだいぶ助かります。
あなたの手元にはその案件しかないかもしれませんが、相手はあなたのその案件を含めたくさんの案件を同時にマネジメントしているかもしれません。似たような案件が複数同時に進んでいることもあります。そんなとき、あなたが初めに一言、どのクライアントの何の案件について今から話したいかを伝えてあげるだけで、相手が瞬時に思考をそこへ向けることができ、あなたの話へすっと入っていくことができるでしょう。

• 情報共有、報告、確認、質問、相談、議論、承認、のうちのどれなのか
これはぜひぜひ皆さんにも実践してほしいです。あなたが相手の人に今からどういう風に時間を使ってほしいのか、それを初めに提示してあげることで、相手もそれに合った聞き方であなたに対応することができます。
例えば、ただ上司に報告を聞いてほしいだけであれば、上司側は、最悪今やっていることをやり続けながら耳だけ傾けていても良いわけです。また例えば、上司に何かを相談したい場合は、上司はあなたの話を聞いてそれに対してアドバイスやフィードバックをする必要があります。また例えば承認を取りたい場合は、上司はあなたの話を聞いた上で、判断をくだす必要があります。
これらは、話を聞く側からしたら頭の使い方も体の向きも体勢も変えなくてはいけないため、最初に提示してもらえるだけで、相手はだいぶ助かると思いますよ。

• 急ぎなのか後でもよいのか。何分間くらいの話なのか。
あなたが例えば上司に話しかけるということは、今から上司はあなたのために時間を割く必要があるということです。上司もひまではありません。ひまそうに見えるかもしれませんが、頭の中では難しい案件を整理していたり会社のマネジメントについて思考を巡らせている可能性があります（多分）。外からはそう見えなくても、頭の中は手が離せない状態かもしれません。そんな時あなたがいきなり話しかけてきたら、きっと上司は、「今？！後じゃダメかなぁ・・・(´･ω･`)」と思うでしょう。
ではどうしたらよいのかというと、急ぎ度合いとその話を聞いてもらうのに何分くらい必要なのかを伝えてください。あなたの話は今すぐ聞いてもらう必要があるのか、それとも午前中であればよいのか、それとも今日中であればよいのか。また、1分で済むのかそれとも30分必要なのか。これがわかれば上司も、「1分の報告だったら今聞いちゃおう」とか、「相談に30分かかるんだったら次のミーティングの後にしてもらおう」とか、調整しやすいのではないでしょうか。
 

個人的には、結論から話す等といった話し方のスキルもすごく大切とは思いますが、それと同じくらい、話しかけ方も大切と思っています。
 
「日本人はまたそんな細かいところに気を遣って、、、話す内容がしっかりしてれば良いんじゃないの？！」
と思った方もいるかもしれません。
そんな方のために、これらのフレーズを使うことのメリットを紹介しましょう。

• メリット1：話を聞く側の聞く姿勢が協力的になる
確かに本題の話し方が素晴らしければ良い結果に結びつきやすいでしょう。でももし、相手に話しかける時に話しかけ方が上手くなかったがために、話しすら聞いてもらえなかったり、聞いてもらえたとしても相手がイライラしてしまった、などといった状況につながってしまったらどうでしょう。どんなに内容が素晴らしくても、相手にはすでに良くない印象のバイアスがかかった状態で聞き続けられたら、それはとても不利ですよね。なにより、内容が素晴らしいだけにもったいないです。

• メリット2：生産性アップにつながる
そして何より、実は、これらを実践すると無駄なやりとりをなくし効率をあげることができ、かつコミュニケーションがスムーズになるため、累積していくと結果的に生産性アップにつながります。
多分、最大のメリットはこれではないでしょうか。「話し方」ならまだわかる気がしますよね。でも、「話しかけ方」を意識するだけで生産性が上がるなんて。